不要になった記録媒体の取り扱いに悩むことはありませんでしょうか。情報漏洩のリスクを最小限に抑えつつ、記録媒体を適切に廃棄または再利用するためには、適切な方法を知ることが重要です。今回はオンサイトでの消去サービスの内容を紹介します。
記録媒体の廃棄・再利用時のリスク
HDDやSSD、USBメモリ、磁気テープなどの記録媒体には、業務上の重要データや個人情報が含まれている可能性があります。適切な処理を行わずに廃棄・再利用すると、以下のような重大なリスクが発生します。
機密情報の漏洩
記録媒体に保存されていたデータが復元され、不正アクセスや情報流出の原因となる可能性があります。単に「削除」しただけのデータは簡単に復元できるため、専門的なデータ消去を行わない限り、情報漏洩のリスクが残ります。
- 顧客情報や個人情報の流出により、企業の信用が失墜する
- 取引先の機密情報が漏れ、損害賠償問題に発展する
- 内部の機密資料が流出し、競争力が低下する
法令違反（個人情報保護法や業界のガイドライン違反）
個人情報保護法をはじめ、多くの法規制では、適切なデータ管理と廃棄を求めています。誤った処理によって個人情報が漏洩した場合、以下のような法的問題が発生する可能性があります。
- 行政処分や罰則
個人情報保護法違反により、業務停止命令や罰金が科せられる - 訴訟リスク
情報流出による被害者からの損害賠償請求 - 業界ガイドラインの違反
金融業界や医療業界など、業界ごとに定められたデータ管理基準に違反すると、業務継続が困難になる
企業の信頼性の低下
情報漏洩や法令違反が発覚すると、企業の社会的信用は一瞬で失われます。特に、SNSやニュースメディアを通じて情報が拡散しやすい現代では、企業イメージの悪化が長期的な経営リスクとなり得ます。
- 顧客離れ
消費者がサービス利用を敬遠し、売上に悪影響を及ぼす - 株価の下落
上場企業では、情報漏洩が経営リスクとみなされ、株価が急落するケースも - パートナー企業の信頼喪失
取引先からの契約解除や取引停止の可能性
対策の重要性
これらのリスクを防ぐためには、単に不要なHDDを破棄するのではなく、適切なデータ消去や物理的破壊を実施することが不可欠です。特に、オンサイトでのデータ消去・破壊サービスを活用すれば、企業内で確実に処理を完了でき、外部流出のリスクを大幅に軽減できます。
3つの破壊・消去方法
破壊・消去の方法は大きく分けて3つあります。
- 物理破壊
HDD、SSD、磁気テープなど多種の記録媒体を物理的に破壊し、データの読み取りを不可能にします。破壊状況が目視で確認できるため、証明として最適です。 - データ消去
データを「0」や「1」で上書きし、元の情報を消去します。記録媒体の再利用が可能なため、リース物件などに適しています。 - 磁気破壊（デガウス処理）
強力な磁気を照射してデータを破壊します。見た目は変わりませんが、再利用はできなくなります。なお、SSDなどのフラッシュメモリには対応していません。
オンサイト作業の具体的な流れ
株式会社創朋ではオンサイトでの破壊・データ消去サービスを行っております。破壊・消去オンサイト作業の流れについて説明させていただきます。
事前準備
- 消去対象の記録媒体をリストアップし、シリアル番号や管理番号を確認します。
- 消去方法（ソフトウェア消去、物理破壊、磁気破壊）を決定します。
- 作業環境や必要な機材を確認し、詳細を打ち合わせます。
作業開始
- 作業員が指定場所に訪問し、持ち込んだ専用機材でデータ消去を実施します。
- 作業中は、企業担当者が立ち会い、進捗や手順を確認します。
- 作業過程を記録し、写真や動画を撮影する場合もあります。
証明書の発行
- データ消去または物理破壊が完了した記録媒体に対し、証明書を発行します。
- 証明書は、監査対応や社内報告の際に活用できます。
証明書の例
作業完了後には、データ消去証明書または破壊証明書が発行されます。証明書は、単票形式（一台ごとの詳細や写真を含む）と一覧表形式（複数台をまとめて表示）から選択可能で、監査対応や社内報告に活用できます。
廃棄または再利用
- 物理破壊された記録媒体は、適切な方法で廃棄します。
- ソフトウェア消去された記録媒体は、再利用が可能です。
破壊事例
HDDやSSD、LTOテープなどの破壊事例を写真付きで紹介します。
専門業者の選定ポイント
- 実績と信頼性
過去の実績や顧客の評価を確認し、信頼できる業者を選ぶことが重要です。 - 証明書の発行
データ消去や破壊の証明書を発行してくれる業者を選ぶと、後々の監査対応がスムーズです。 - 対応範囲
オンサイトでの作業が可能か、また対応可能な機器の種類を確認しましょう。
まとめ
HDDの適切な廃棄や再利用は、企業の情報セキュリティを維持する上で不可欠です。オンサイトでのデータ消去サービスを活用することで、データ漏洩リスクを最小限に抑え、安全かつ確実な処理が可能となります。専門業者の選定に際しては、上記のポイントを参考に、信頼できるパートナーを見つけることが重要です。
